Anfitrionas para Congresos: acreditación ágil y salas puntuales
Congresos sin fricción en Perú 2025: Playbook de Anfitrionas A1
Publicado: 17 de diciembre de 2025 | Autor: Equipo de Congresos y Protocolo
Categoría: Congresos y Protocolo
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En un congreso, el tiempo es el recurso más valioso. Con anfitrionas entrenadas en flujo académico, trato a ponentes y control de salas, su agenda inicia y termina a tiempo, con asistentes orientados y un registro sin colas.
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A diferencia de las activaciones de marca, nuestro staff académico está entrenado para manejar volúmenes altos de personas bajo presión, manteniendo siempre la cortesía y la resolución de problemas en tiempo real. Conoce más sobre qué perfil elegir según tu evento.
Acreditación sin colas
Validación QR/lista, entrega de credenciales y kit, derivación por tipo de pase (speaker, sponsor, prensa, general).
Control de salas
Aforo, asistencia, señalización, cuidado de puertas, apoyo a cambios de sala y control de tiempos.
Speaker care
Recepción de ponentes, agua en mesa, micrófonos, cronómetro visible, apoyo en fotos y traslados internos. Alineado con nuestros estándares de protocolo VIP.
Bilingüismo funcional
Inglés/portugués para oradores y delegaciones, vocabulario técnico y cortesías institucionales.
Playbook operativo por fase
Pre-evento (T-7 a T-1)
Brief, guiones, dress code, mapeo de salas, lista de ponentes, protocolo de autoridades y flujos de acreditación.
Registro y apertura
Call time, ubicación de colas, entrega de credenciales, prioridades (speakers, patrocinadores y prensa).
Durante sesiones
Asistencia de sala, señalética, coordinación con A/V, control de Q&A, manejo de tiempos y transiciones.
Breaks y expo
Orientación a coffee, flujo hacia zona expo, soporte a stands y reposición de materiales. Ideal complementar con anfitrionas de eventos para acompañamiento en zona de patrocinio.
Clausura y reporte
Encuestas, objetos perdidos, fotos de evidencia, incidencias y recomendaciones para próxima edición.
Checklist de producción en congresos
Para una guía completa sobre contratación de personal especializado, consulta nuestro checklist profesional para contratar staff.
- Acreditación: QR/lista, credenciales, cintillos por tipo de pase, kit de bienvenida.
- Salas: señalética, agua, cronómetro, micrófonos, sillas reservadas para ponentes.
- Protocolo: autoridades, precedencias, himnos si aplica, fotos oficiales.
- Backstage: reunión previa, tiempos por ponencia, guion maestro.
- Comunicación: grupo de WhatsApp, extensiones de A/V, punto de información.
- Seguridad: control de acceso, objetos perdidos, primeros auxilios.
- Reporte: asistencia por sala, puntualidad, NPS de registro y recomendaciones.
Paquetes recomendados
Jornada académica
4–6 horas | 1–2 salas | Ideal para simposios, seminarios y jornadas especializadas.
Incluye briefing, uniforme base y coordinación onsite. Ver también anfitrionas para eventos corporativos.
Congreso 2–3 días
8 horas/día | 3–6 salas | Rotación y relevos.
Recomendado con reportes diarios y tarifa cerrada. Opcionalmente con animadores para breaks y expo.
Congreso internacional
Bilingüismo, recepción VIP, protocolo y logística.
Evidencia fotográfica y supervisión onsite.
Para estimados detallados revise Precios y Tarifas 2025 o solicite cotización.
Presencia en los principales centros de convenciones
Contamos con presencia en las principales ciudades del país para congresos y eventos corporativos.
LCC
Lima Centro de Convenciones
Jockey
Centro de Exposiciones
Hoteles VIP
Regiones
Cobertura en Trujillo, Arequipa y principales ciudades del país
Métricas de éxito que monitoreamos
Experiencia
- NPS de registro y orientación.
- Tiempos de cola en acreditación.
- Puntualidad por sala y por ponencia.
Operación
- Ocupación por sala (aforo).
- Incidencias resueltas en primera respuesta.
- Cumplimiento de guion y tiempos de transición.
Produzca su congreso con un equipo A1
Comparta agenda y aforo. Respondemos con perfiles, tarifas cerradas y plan de salas. Revisa nuestros casos de éxito con eventos corporativos similares.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas anfitrionas necesito por sala y aforo? +
Como referencia: 1 anfitriona por sala hasta 120 pax; 2 para >200 pax o sesiones con rotación rápida. Para registro, 2–4 según aforo y ventanas de llegada.
¿Incluyen herramientas de registro (QR, tablets)? +
Podemos operar su plataforma (Eventbrite, Hubilo, planillas) o proponer alternativas. Coordinamos con A/V y TI para impresoras de credenciales si fuera necesario.
¿Cuál es la diferencia con Anfitrionas de Protocolo VIP? +
El protocolo VIP se enfoca en ceremonial y trato a autoridades. En congresos, priorizamos flujo académico y operación de salas. Pueden integrarse según agenda y dignatarios.